Privacy verklaring
1. Identiteit en reikwijdte van deze privacyverklaring
VlamSafe, de handelsnaam van de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid DA Solutions B.V., gevestigd aan Zeilenmakersgilde 115, 8253 GS te Dronten, ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 92302696, hierna te noemen: “VlamSafe”, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die plaatsvinden onder verantwoordelijkheid van VlamSafe in het kader van zijn bedrijfsactiviteiten, waaronder in elk geval begrepen het gebruik van de website www.vlamsafe.nl, het contact met (potentiële) klanten, het opstellen van offertes, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, de administratieve afhandeling daarvan en de communicatie met betrokkenen.
VlamSafe verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.
2. Categorieën betrokkenen
VlamSafe verwerkt persoonsgegevens van natuurlijke personen die in enige hoedanigheid betrokken zijn bij zijn activiteiten. Dit betreft onder meer (potentiële) particuliere klanten, contactpersonen van zakelijke klanten, medewerkers of vertegenwoordigers van klanten, personen die via de website, per e-mail, telefonisch of anderszins contact opnemen met VlamSafe, alsmede overige personen van wie persoonsgegevens in het kader van de bedrijfsvoering van VlamSafe worden verwerkt.
3. Aard en omvang van de persoonsgegevens
De door VlamSafe verwerkte persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van de aard van de relatie en de inhoud van de overeenkomst, onder meer bestaan uit naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, bedrijfsnaam, functiegegevens van contactpersonen, offerte- en opdrachthistorie, factuur- en betaalgegevens, correspondentie, planningsgegevens en overige gegevens die door de betrokkene of diens organisatie aan VlamSafe worden verstrekt.
Via de website van VlamSafe kunnen persoonsgegevens worden verstrekt door middel van een contactformulier of een offerteaanvraagformulier. In dat kader kan VlamSafe de persoonsgegevens verwerken die de betrokkene zelf invult of anderszins aan hem verstrekt.
Daarnaast kan VlamSafe technische en analytische gegevens verwerken over het gebruik van de website, voor zover deze gegevens als persoonsgegevens kwalificeren of daartoe herleidbaar zijn.
Indien een betrokkene een review plaatst via een extern platform, zoals Google, worden persoonsgegevens in beginsel verwerkt door het betreffende platform. Voor de verwerking van persoonsgegevens door dergelijke externe platforms is niet VlamSafe, maar het betreffende platform verantwoordelijk, voor zover het gaat om de eigen verwerking door dat platform.
VlamSafe verwerkt in beginsel geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij dit in een uitzonderlijk geval noodzakelijk is, de betrokkene deze zelf verstrekt en verwerking daarvan wettelijk is toegestaan.
4. Rechtsgrondslagen van de verwerking
VlamSafe verwerkt persoonsgegevens uitsluitend indien en voor zover daarvoor een rechtsgeldige grondslag bestaat als bedoeld in artikel 6 AVG.
In de praktijk vindt verwerking plaats omdat deze noodzakelijk is voor het nemen van maatregelen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan het sluiten van een overeenkomst, voor de uitvoering van een overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op VlamSafe rust, dan wel op grond van een gerechtvaardigd belang van VlamSafe.
Onder het gerechtvaardigd belang van VlamSafe worden onder meer begrepen het belang bij een efficiënte bedrijfsvoering, het onderhouden van klantrelaties, het voeren van administratie, het verbeteren van de website en dienstverlening, het bewaken van de continuïteit en veiligheid van systemen en processen en het onderbouwen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.
Voor zover VlamSafe persoonsgegevens verwerkt op basis van toestemming, heeft de betrokkene het recht die toestemming te allen tijde in te trekken. De intrekking van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan die intrekking onverlet.
5. Doeleinden van verwerking
Persoonsgegevens worden door VlamSafe verwerkt voor duidelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden die rechtstreeks samenhangen met zijn bedrijfsactiviteiten.
De verwerking kan onder meer plaatsvinden voor het behandelen van contactverzoeken en offerteaanvragen, het opstellen en uitbrengen van offertes, het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten, het onderhouden van communicatie met klanten en contactpersonen, het plannen en uitvoeren van werkzaamheden, het leveren van producten en diensten, het begeleiden en coördineren van inspecties, het voeren van administratie en facturatie, het innen van betalingen, het behandelen van vragen, klachten of verzoeken, het verbeteren van de website en dienstverlening door middel van analytische tools en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
VlamSafe verwerkt persoonsgegevens niet op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden en beperkt de verwerking tot hetgeen noodzakelijk is voor het beoogde doel.
Het is mogelijk dat VlamSafe commerciële berichten, zoals nieuwsbrieven, verzendt aan bestaande of oude klanten, mits deze berichten, gelet op een eerdere overeenkomst met die klant, redelijkerwijs relevant kunnen zijn. Indien dat gebeurt, zal VlamSafe steeds een duidelijke mogelijkheid bieden om zich voor verdere commerciële berichten af te melden.
6. Verstrekking aan derden en inschakeling van dienstverleners
VlamSafe kan persoonsgegevens verstrekken aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst, voor de ondersteuning van de bedrijfsvoering of ter voldoening aan een wettelijke verplichting.
Dit kan onder meer betrekking hebben op onderaannemers, inspectiebureaus en andere partijen die betrokken zijn bij de uitvoering van werkzaamheden of diensten.
Daarnaast kan VlamSafe gebruikmaken van externe dienstverleners en softwareleveranciers, waaronder de hostingpartij van het ERP-systeem waarin klantgegevens worden beheerd, boekhoudsoftware voor facturatie en administratie, e-maildiensten, webhostingpartijen en analytische tools zoals Google Analytics.
Hoewel het ERP-systeem van VlamSafe in eigen beheer is, worden de daarin opgenomen persoonsgegevens feitelijk gehost door een externe partij. Voor zover die partij daarbij persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van VlamSafe, is sprake van verwerking door een derde in opdracht van VlamSafe.
VlamSafe beperkt iedere verstrekking aan derden tot de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.
Voor zover derden persoonsgegevens verwerken in opdracht van VlamSafe, sluit hij met deze partijen, indien en voor zover wettelijk vereist, een verwerkersovereenkomst of maakt hij anderszins passende contractuele afspraken over vertrouwelijkheid, beveiliging en verwerking uitsluitend overeenkomstig de instructies van VlamSafe.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
In het kader van de bedrijfsvoering kan VlamSafe gebruikmaken van diensten van derden die persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte of waarbij persoonsgegevens vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte toegankelijk kunnen zijn.
Indien daarvan sprake is, draagt VlamSafe er zorg voor dat een dergelijke doorgifte uitsluitend plaatsvindt met inachtneming van de AVG en dat passende waarborgen worden getroffen, zoals een doorgifte op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op basis van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, voor zover vereist.
8. Bewaartermijnen en gegevensbeheer
VlamSafe bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt, tenzij een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn rechtvaardigt.
Gegevens die verband houden met offertes, overeenkomsten, werkzaamheden, klantcontact en administratie kunnen worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst, de nazorg, het behandelen van vragen of klachten, het voeren van de administratie en het kunnen onderbouwen van rechten en verplichtingen van VlamSafe.
Gegevens die uitsluitend verband houden met een contactverzoek of offerteaanvraag en niet leiden tot een overeenkomst, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de behandeling en opvolging daarvan, tenzij een gerechtvaardigd belang een langere bewaartermijn rechtvaardigt.
Voor zover persoonsgegevens deel uitmaken van de fiscale of financiële administratie, bewaart VlamSafe deze gedurende de wettelijke bewaartermijnen die daarop van toepassing zijn.
9. Beveiliging van persoonsgegevens
VlamSafe treft passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Daarbij houdt hij rekening met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerking en de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
De beveiligingsmaatregelen kunnen onder meer bestaan uit toegangsbeperkingen, authenticatie- en autorisatiemaatregelen, beveiligde opslag en verzending van gegevens waar passend, het gebruik van beveiligde software- en hostingomgevingen, het maken van back-ups en het beperken van toegang tot persoonsgegevens tot personen voor wie die toegang noodzakelijk is.
Voor zover VlamSafe gebruikmaakt van derden bij de verwerking van persoonsgegevens, ziet hij erop toe dat ook deze derden passende beveiligingsmaatregelen treffen en dat hierover adequate afspraken worden gemaakt.
10. Gebruik van de website en analytische tools
VlamSafe kan op zijn website gebruikmaken van analytische tools, waaronder Google Analytics, om inzicht te verkrijgen in het gebruik en functioneren van de website en om de website en dienstverlening te verbeteren.
Voor zover daarbij persoonsgegevens worden verwerkt, vindt deze verwerking plaats op basis van het gerechtvaardigde belang van VlamSafe bij het analyseren en verbeteren van zijn website en bedrijfsvoering, dan wel op basis van toestemming indien en voor zover de toepasselijke wet- en regelgeving dat vereist.
Voor zover op de website cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt, geldt dat VlamSafe de betrokkene daarover, indien wettelijk vereist, vooraf informeert en toestemming vraagt via een cookiemelding of cookie-instelling.
11. Rechten van betrokkenen
Voor zover VlamSafe optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, heeft de betrokkene de rechten die voortvloeien uit de AVG. Dit betreft onder meer het recht op inzage in de persoonsgegevens, het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens, het recht op verwijdering van persoonsgegevens, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van gegevens en het recht van bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.
Een betrokkene kan een verzoek tot uitoefening van zijn rechten richten aan VlamSafe via info@vlamsafe.nl. VlamSafe kan, indien daartoe aanleiding bestaat, aanvullende informatie vragen om de identiteit van de verzoeker te verifiëren. VlamSafe zal in beginsel binnen één maand op een dergelijk verzoek reageren.
12. Klachten, toezicht en contact
Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens of over deze privacyverklaring kan contact worden opgenomen met VlamSafe via info@vlamsafe.nl.
Indien een betrokkene van mening is dat VlamSafe persoonsgegevens verwerkt in strijd met de geldende wet- en regelgeving, heeft hij het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens.
VlamSafe stelt het op prijs indien een klacht eerst rechtstreeks aan hem wordt gemeld, zodat hij deze zorgvuldig kan onderzoeken en waar nodig passende maatregelen kan treffen.
13. Wijzigingen van de privacyverklaring
VlamSafe behoudt zich het recht voor deze privacyverklaring te wijzigen of aan te vullen indien daartoe aanleiding bestaat, bijvoorbeeld in verband met wijzigingen in zijn bedrijfsvoering, de website, gebruikte systemen of toepasselijke wet- en regelgeving.
De meest actuele versie van de privacyverklaring wordt gepubliceerd op de website www.vlamsafe.nl. Indien en voor zover een wijziging betrekking heeft op een verwerking die is gebaseerd op toestemming en de aard van die verwerking wezenlijk wijzigt, zal VlamSafe de betrokkene daarover informeren en, indien wettelijk vereist, opnieuw toestemming vragen.